Popis i ispravke — kako se stanje usklađuje sa stvarnim

Pre ili kasnije se desi: aplikacija kaže 12, a na polici je 9. Ovaj tekst objašnjava kako se to rešava, kako se radi popis, šta je moguće — i zašto nema polja u koje se prosto upiše tačan broj.

Levi meni → Magacin → Magacinski dokumenti → + → vrsta Ispravka popisa ili Ispravka.

Zašto se stanje ne unosi ručno

Zaliha nije podatak koji se čuva — ona je zbir prometa. Svaki prijem, svaki utrošak na protokolu i svaka ispravka su zapisi, a stanje je njihov rezultat.

Zbog toga se stanje i ne može „prekucati": time bi se izgubio odgovor na pitanje zašto je stanje takvo. Umesto toga se pravi dokument koji objašnjava razliku, pa stanje samo sledi.

Popis

Popis radi sam aplikacija. U Šifarnici → Magacini, plaćanje i troškovi → Magacini kod magacina koji brojite kliknite munju (dugme Popis) i potvrdite. Nastaje dokument Popis u kome je za svaki artikal sa stanjem već upisana količina iz evidencije — tako da menjate samo ono što je na polici drugačije.

1. Dugme Otvori popis (ili Magacin → Magacinski dokumenti → olovka) otvara spisak: Evidentirano je stanje u aplikaciji, Prebrojano je ono što ste upisali, Razlika je njihov odnos.
2. Kod svakog artikla koji se razlikuje kliknite olovku i upišite ukupnu prebrojanu količinu (ne razliku), u osnovnoj jedinici mere artikla (komad, ml). Artikal kog na spisku nema, a na polici ga ima, dodajte narandžastim +. Štampa spiska ima iste kolone.
3. Kad završite, kliknite Izvrši na dokumentu. Za svaki artikal se proknjiži samo razlika, pa je stanje posle toga tačno ono što ste upisali. Artikli bez razlike ne prave nikakav zapis.

Poredi se sa stanjem u trenutku kad kliknete Izvrši, ne pravljenja popisa — ako je u međuvremenu bilo prijema ili utroška, stanje se ipak svede na prebrojano. Dok jedan popis magacina nije sproveden, novi se ne pravi: dugme otvara postojeći. Sproveden popis se ne menja; sledeći pravite ponovo istim dugmetom.

Ispravkom se stanje može i povećati i smanjiti: količina bez znaka (ili sa plusom) stanje povećava — na polici je više nego u aplikaciji — a količina sa znakom minus (npr. −3) ga smanjuje: manjak, rastur, rashod. Količina je u osnovnoj jedinici mere artikla (komad, ml), ne u pakovanjima. Ako ispravka spusti stanje artikla ispod nule, dokument se ipak sprovodi — fizički manjak mora moći da se evidentira — ali aplikacija na to upozori: proverite unos ili napravite prijemnicu.

Za naknadne korekcije jednog artikla posle popisa postoji Ispravka popisa, a za pojedinačne ispravke van popisa — Ispravka.

Preporuka iz prakse: popis se radi van radnog vremena ili bar u periodu kad se ne unose protokoli, da se prebrojano i zapisano odnose na isti trenutak.

Početno stanje

Vrsta Početno stanje služi za prvi ulazak u aplikaciju — ono što je zatečeno na policama na dan kada ambulanta počinje da vodi magacin. Koristi se jednom, na početku; kasnije se sve menja prijemom, utroškom i ispravkama. Za veći broj artikala brže je Magacinske operacije → Početno stanje iz Excel-a.

Utrošak sa pregleda — bez posebnog dokumenta

Kad se na pregledu upiše utrošak, magacin se smanjuje sam — promet se beleži uz stavku protokola, bez posebnog magacinskog dokumenta. Ne unosi se ručno i ne treba ga praviti — utrošak je već zapisan na protokolu.

Kada se ipak razlikuje

Ako se posle brisanja neke stavke učini da stanje ne prati promet, to nije nešto što ambulanta popravlja ručno — postoji servisna komanda koja ponovo izračuna stanje iz prometa. Javite nam; posao ne menja vaše dokumente, samo ponovo sabira ono što u njima piše.

Ograničenja — sve na jednom mestu

Kratki odgovori

Na polici je više nego u aplikaciji. Ispravka popisa (ili Ispravka) sa razlikom — ostaje zabeležena, sa datumom i korisnikom.

Na polici je manje nego u aplikaciji. Za ceo magacin uradite Popis; za jedan artikal napravite Ispravku sa količinom sa znakom minus (u osnovnoj jedinici mere artikla). Ako je razlog nezapisan utrošak, dopunite protokol (v. sledeći odgovor).

Zaboravili smo da unesemo utrošak sa prošle nedelje. Dopunite protokol; zaliha se koriguje sama, i to na pravom mestu — kod pacijenta.

Počinjemo da vodimo magacin. Jedan dokument „Početno stanje" sa zatečenim količinama, pa dalje redovnim radom.