Račun i predračun — kada se koji koristi (i IPS QR kod)

Dva dokumenta, dve različite svrhe. Predračun je ponuda — pravi se pre nego što je posao obavljen, da vlasnik zna koliko će koštati. Račun je zapis o naplati — nastaje iz protokola, dakle iz onoga što je stvarno urađeno. Kad vlasnik plaća dug bez novog protokola, račun se pravi iz predračuna i izdaje ikonicom katanca — v. odeljak „Račun bez protokola" niže.

Predračun

Levi meni → Predračuni → +. Obavezni su samo Opis (do 255 znakova) i Datum; vlasnik nije obavezan, jer se ponuda često pravi za nekog ko još nije vaš klijent.

U predračun se, kao i u protokol, unose usluge, artikli i ostale stavke, pa se dobije zbir sa PDV‑om, popustom i tarifom (popust i tarifa se primenjuju na usluge). Predračun se štampa i daje vlasniku.

Kad vlasnik prihvati i posao se obavi, na kartici Obračun protokola, u polju „Predračun", izaberite taj predračun — njegove stavke se prepišu u protokol i predračun ostaje vezan za protokol — tako se posle vidi koja je ponuda postala poseta, i koliko se konačan iznos razlikovao od procene. Predračun vezan za vlasnika može se iskoristiti samo jednom i samo za tog vlasnika; predračun bez vlasnika služi kao šablon za svaku posetu.

Račun

Račun pregleda se ne unosi posebno — on je ispis protokola. Sadrži usluge i artikle koji su označeni da ulaze u obračun, popust, PDV i ukupan iznos. (Račun bez protokola, npr. za plaćanje duga, izdaje se iz predračuna — v. sledeći odeljak.)

Svaka stavka na računu ima količinu i jediničnu cenu (kolone „Kol." i „J. cena"), pa se vidi koliko je čega urađeno i po kojoj ceni — npr. rendgen sa tri snimka stoji kao jedan red: količina 3, cena jednog snimka, ukupno za sva tri.

Na dnu računa stoji red Stanje duga — dug vlasnika u trenutku kada je protokol zaključan, posle zaduženja za taj protokol. Snima se jednom i ne menja se kasnijim uplatama, pa je račun uvek isti kakav je izdat. Na računu protokola koji još nije zaključan (kao i na starim protokolima) tog reda nema; ako protokol otključate pa ponovo zaključate, stanje se snimi iznova.

Uz to se račun čuva i kao PDF u Dokumentima protokola, ali se ne pravi pri svakoj izmeni nego pri prvom preuzimanju (i pri zaključavanju protokola). Razlog je jednostavan: dok se pregled dopunjava, PDF bi se pravio desetak puta bez ikakve koristi.

Zato važi pravilo: svaka izmena obračuna označava postojeći račun kao zastareo, pa se pri sledećem preuzimanju napravi nov, tačan PDF. Stari se ne gomilaju — jedan protokol ima jedan račun.

Račun bez protokola (npr. plaćanje duga)

Predračun služi i kao račun kad vlasnik plaća dug, a nema novog protokola: napravite predračun za vlasnika sa stavkama (usluge, artikli, ostalo — isti PDV, tarifa i popust kao na računu protokola), pa u listi Predračuni kliknite ikonicu katanca — „Izdaj račun" — i potvrdite sa „Izdaj". Račun dobija broj (R-GGGG-NNNN, npr. R-2026-0001 — zaseban niz po ambulanti i godini), snima se stanje duga vlasnika u tom trenutku (red „Stanje duga" na štampi računa) i dokument se zaključava: ne može se menjati ni brisati, samo štampati. Vlasnik je obavezan, a račun mora imati bar jednu stavku sa iznosom. Račun ne menja saldo — uplata je već knjižena u Plaćanjima, ovo je samo dokument. Fiskalizaciju ambulanta radi kroz svoj uređaj.

IPS QR kod — plaćanje skeniranjem

Na računu (i na predračunu, odnosno računu izdatom iz predračuna) može stajati IPS QR kod — u svim paketima, i u besplatnom Startu: vlasnik ga skenira u svojoj bankarskoj aplikaciji i nalog za plaćanje se popuni sam — bez prepisivanja broja računa i poziva na broj, dakle i bez greške u prepisu.

Da bi se kod pojavio, moraju biti ispunjeni ovi uslovi:

• funkcija IPS QR mora biti u paketu ambulante (ima je svaki paket — Start, Standard i Premijum);
• broj računa ambulante mora imati tačno 18 cifara — to je zahtev standarda, ne naš. Ako je upisan skraćeno ili sa greškom, kod se neće generisati, a na njegovom mestu sivom bojom piše razlog, npr. „IPS QR nije generisan: Broj računa primaoca mora imati 18 cifara (uneto: 16).";
• iznos računa mora biti veći od nule — inače na mestu koda piše „IPS QR nije generisan: Iznos mora biti veći od nule.".

Podaci u kodu se ne unose posebno, izvlače se sami: primalac i broj računa iz podataka ambulante, iznos iz protokola, platilac je vlasnik, a poziv na broj je broj protokola (model 00) — tako na izvodu vidite za koji je pregled uplaćeno. Uplatu i dalje unosite u Plaćanja.

Ograničenja — sve na jednom mestu

Kratki odgovori

Nema QR koda na računu. Ako na tom mestu piše „IPS QR nije generisan: …", ispravite ono što poruka kaže (najčešće broj računa ambulante — tačno 18 cifara). Ako ne piše ništa, funkcija nije u vašem paketu.

Ispravio sam obračun, a PDF računa je star. Preuzmite ga ponovo — nov se pravi u tom trenutku, sa ispravnim iznosom.

Vlasnik traži ponudu unapred. To je predračun; ne mora ni biti vaš klijent da biste mu je napravili.

Konačan iznos se razlikuje od predračuna. Normalno — predračun je procena, račun je ono što je urađeno. Veza između njih ostaje zapisana.